Формализация системы документооборота

---

 

Документооборот предприятия – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения. Под формализацией системы документооборота мы понимаем совокупность мероприятий по оптимизации существующей системы документооборота, разработке единых стандартов к формам документов и описанию их маршрутов, регламентации движения документов и последующему внедрению полученных результатов.  

Специалистами нашей фирмы разработана и апробирована методика формализации системы документооборота, позволяющая оптимизировать состав и качество документов, процедуру создания и прохождения документов, максимально эффективно использовать средства компьютерной техники в системе документооборота, с учетом особенностей Вашего предприятия и Ваших предпочтений. 

Применение методики при формализации системы документооборота на Вашем предприятии позволит структурировать внешний и внутренний документопоток, оптимизировать внешний вид используемых документов, разграничить ответственность и полномочия лиц, участвующих в подготовке, утверждении и исполнении документов, создать основу для внедрения автоматизированной системы документооборота.

 

В результате, внедрение системы формализованного документооборота позволит:

1.     Контролировать информационные потоки предприятия.

2.     Оптимизировать количество циркулирующих на предприятии документов и объем содержащейся в них информации.

3.     Повысить качество и скорость работы с  документами.

4.     Оптимизировать процесс согласования документов.

5.     Контролировать прохождение документов по маршрутам (от создания (получения) до исполнения)

6.     Систематизировать и оптимизировать документы, участвующие в системе документооборота.

7.     Своевременно информировать сотрудников о поступивших (подготовленных) документах.

8.     Контролировать исполнительскую дисциплину специалистов, ответственных за подготовку и исполнение документов.

9.     Повысить ответственность персонала за работу, связанную с функционированием системы документооборота.

10.   Централизованно хранить документы, подготовленные в электронной форме.

 

Ожидаемым эффектом от внедрения системы формализованного документооборота является:

1.     Повышение качества предоставляемой информации и, как следствие, повышение качества принимаемых управленческих решений.

2.     Повышение производительности и эффективности выполнения задач, связанных с движением  информации.

3.     Создание условий и возможностей для совершенствования организационной структуры и управленческих процессов предприятия.

4.     Создание основы для качественного сбора данных для управленческого и бухгалтерского учета.

5.     Исключение потерь документов. Оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

6.     Контроль над своевременным исполнением поручений руководителя.

 

Проект по формализации системы документооборота включает следующие этапы:

1.     Проведение анализа существующей системы документооборота.

2.     Разработка концепции и проектирование новой системы документооборота.

3.     Разработка единой системы документооборота предприятия, в том числе:

  •     Оптимизация состава и качества документов.

  •     Разработка маршрутов движения документов.

  •     Регламентация движения документов.

  •    Корректировка функциональных обязанностей сотрудников в соответствии с разработанной системой документооборота, закрепление за каждым  сотрудником ответственности за  подготовку необходимых документов.

  •     Кодирование документов и создание справочников.

4.     Внедрение разработанной системы документооборота.

 

С удовольствием ответим на все интересующие Вас вопросы по телефонам (8452) 390-290, 390-291.